Jak dobrze przygotować się na negocjacje?

Na samą myśl o negocjowaniu podwyżki zaczynasz się stresować? Negocjacje kojarzysz z walką na ringu i przerzucaniem się nawzajem argumentami? Chciałabyś opanować sztukę negocjacji, ale nie wiesz od czego zacząć? Dowiedz się, o czym warto pamiętać podczas negocjacji!

 Na samą myśl o negocjowaniu podwyżki zaczynasz się stresować? Negocjacje kojarzysz z walką na ringu i przerzucaniem się nawzajem argumentami? Chciałabyś opanować sztukę negocjacji, ale nie wiesz od czego zacząć? Dowiedz się, o czym warto pamiętać podczas negocjacji!

Negocjacje towarzyszą nam na każdym kroku. Negocjujemy nie tylko z szefem, ale z partnerem, dziećmi, rodziną, znajomymi, najemcami, sprzedawcami… Przykładów jest mnóstwo. Nie jest to prosta umiejętność, ale możliwa do wypracowania przez każdego z nas. W dzisiejszym artykule opisuję, co warto wiedzieć przed negocjacjami i jak się do nich przygotować.

Skromność jest przereklamowana

Czasy, kiedy pokora i skromność były najwyższymi cnotami przechodzą już do historii. I bardzo dobrze! Choć nie popieram oczywiście arogancji czy bezczelności, uważam, że powinnyśmy brać sprawy w swoje ręce. Bycie cichą i pokorną nie sprawdzi się w świecie biznesu. Ile można czekać na to, aż ktoś nas dostrzeże? Nie mamy żadnej gwarancji, że tak będzie. Zamiast odkładać niewygodną rozmowę z szefem na później, przestań szukać różnych wymówek. Przejmij kontrolę nad swoją sytuacją finansową i pierwsza zagadaj o rozmowę w sprawie podwyżki. Gwarantuję, że dobry szef doceni Twoją sprawczość i zapunktujesz u niego pewnością siebie.

Pamiętaj, że jeśli odkładasz rozmowę o wyższej pensji na przyszłość, właściwie odbierasz sobie możliwości większego zarobku już teraz.

Nie bój się tego, że usłyszysz „nie”. To nie oznacza Twojej porażki. Sukcesem jest fakt, że wzięłaś udział w negocjacjach, zawalczyłaś o swój lepszy byt. Wiesz już na czym stoisz i poznałaś swoje opcje. Być może będzie to dobry bodziec do rozwoju kompetencji lub zmiany firmy/zawodu?

Czy wszystkie negocjacje przebiegają tak samo?

Krótka odpowiedź: oczywiście, że nie.

Negocjacje mogą przyjąć postać tzw. przetargu pozycyjnego (inaczej negocjacje dystrybutywne), czyli rozmów opartych na rywalizacji i założeniu, że zysk jednej strony jest możliwy tylko wtedy, gdy druga straci. Taka sytuacja ma np. miejsce przy transakcji zakupu mieszkania – im więcej zyska sprzedawca, tym więcej musi zapłacić (czyli stracić) kupujący. Istotą przetargu pozycyjnego jest zajęcie skrajnej pozycji wyjściowej i stopniowe wycofywanie się z niej przez wymianę argumentacji i ustępstw z oponentem.

Zajęcie skrajnej pozycji wyjściowej to taktyka, która sprawdza się, kiedy chodzi o rozdział jakiegoś dobra (czyli negocjacje dystrybutywne). Jak działa? Na samym początku sygnalizujemy, że droga do porozumienia jest daleka i wymagać będzie wielu ustępstw. Wydłuża czas negocjacji, który można wykorzystać na lepsze rozpoznanie oporu drugiej strony i pozostawia sporo przestrzeni na konkretne ustępstwa. I tu sprawdza się także taktyka stopniowego dawkowania ustępstw. Polega ona na zaproponowaniu jakiegoś wyjścia, które jednocześnie potwierdza prawo drugiej strony do własnego stanowiska, a przede wszystkim – wciąga go w regułę wzajemności. Oznacza to, że idąc na ustępstwo wyświadczamy drugiej stronie przysługę, a więc czuje się ona zobligowana do wyświadczenia przysługi nam – w przypadku negocjacji oznacza to ewentualną zgodę na proponowane przez nas niektóre warunki. Ustępstwo naszego oponenta jest dobrowolne, a zatem jego poczucie sprawstwa wzrasta i sprzyja zadowoleniu z osiąganego rozwiązania. Oczywiście nie zawsze reguła wzajemności się sprawdzi, ale eksperymenty Cialdiniego dowodzą, że w większości przypadków tak właśnie to działa. Więcej o regule wzajemności i innych technikach możecie przeczytać w książce „Wywieranie wpływu na ludzi – teoria i praktyka”, wspomnianego Roberta Cialdiniego.

Zwykle spotykamy się z opisanym wyżej podejściem do negocjacji, pewną rywalizacją o korzyści, swoistą walką jednej strony z drugą. A bardzo często mamy do czynienia z tzw. negocjacjami integracyjnymi, które polegają na maksymalizacji interesów obu stron. Warto w ten sposób spojrzeć np. na negocjowanie podwyżki. Podejście na zasadzie „moja wygrana = twoja wygrana” to skuteczna metoda na podkreślenie zalet proponowanych rozwiązań i znalezienie satysfakcjonującego dla obu stron konsensusu.

Pierwszą kwestią do rozważenia jest wspólne rozpoznanie i dookreślenie przedmiotu negocjacji. Może to być np. zmiana warunków w pracy (podwyżka, większa elastyczność godzinowa itd.). Sytuacja nie dotyczy tylko Was, ale także Waszego pracodawcy, ponieważ bez rozwiązania tej kwestii zaczniecie gorzej pracować lub całkowicie odejdziecie z pracy. To może oznaczać dodatkowe koszty i czas poświęcony na szkolenie nowego pracownika. Warto w tej sytuacji wspólnie znaleźć porozumienie w celu wypracowania skutecznych rozwiązań, bo nikomu nie zależy na tym, by praca była źle wykonywana.

Przed Tobą schemat działania podczas negocjacji integracyjnych:

  1. Zdefiniuj problem

O tym pisałam chwilę wcześniej. Zanim zaczniesz skupiać się na tym, co Was różni, pomyśl wspólnie z drugą stroną o tym, co jest Waszym wspólnym problemem. Zdaję sobie sprawę, że istnieją jednostki, z którymi nie da się zrealizować tego pierwszego punktu polubownie – wtedy warto się zastanowić, czy chcemy się z nimi dogadywać, czy po prostu rezygnujemy z takiej znajomości.

  1. Rozróżnij stanowisko od interesów

Co motywuje drugą osobę do przyjęcia pewnej wizji? Trudność polega na tym, że często strony same nie są do końca świadome powodów, dla których zajmują określone stanowiska. Być może szef nie chce dać Ci podwyżki nie dlatego, że nie docenia Ciebie jako pracownika, ale po prostu nie stać go na to w obecnej chwili? Albo nie skupiał się w ostatnich miesiącach na Twojej pracy i nie wie jak odpowiednio Cię wynagrodzić? Może dobrym rozwiązaniem będzie zaproponowanie stopniowego zwiększania pensji od każdego kwartału, a także rozszerzenie Twoich obowiązków w zamian za premię? Rozróżnienie przyjmowanego stanowiska od rzeczywistych powodów nie jest proste, ale ma ogromny wpływ na pozytywny przebieg nawet najostrzejszych negocjacji.

  1. Stwórz alternatywne rozwiązania

Znając problem, szukaj rozwiązań. W poprzednim punkcie zaproponowałam jedno dla określonej sytuacji. Im więcej rozwiązań, tym lepiej. Możesz zrobić burzę mózgów, wypisać je i omówić z drugą stroną, której perspektywa i nowe pomysły także są istotne. W sytuacji bez wyjścia pomaga zredefiniowanie problemu. Omówmy to na przykładzie podwyżki:

– wymiana ustępstw – szef nie jest w stanie zwiększać Twojej stawki co kwartał, więc dogadujecie się na dwie podwyżki w roku i dodatkowo wynegocjowałaś elastyczne godziny pracy, dzięki temu zyskujesz więcej czasu na swoje pasje i rozwój.

– opcja pomostowa – polega na znalezieniu zupełnie nowego rozwiązania, które realizuje interesy obu stron. Szef nie jest w stanie zwiększać Twojej stawki na dotychczasowym stanowisku, dlatego proponuje Ci awans na wyższe stanowisko, które wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, ale także zadowalającym systemem premiowym, który motywuje Cię do dalszej pracy.

– niespecyficzna kompensacja – w sytuacji, gdy chcemy wynagrodzić drugiej stronie ustępstwa jakimiś obszarami spoza konfliktu. Dobrym przykładem byłaby sytuacja, w której szef nie chce Ci dać podwyżki, więc proponujesz, że zaprosisz go do siebie na grilla albo pójdziecie razem na tenisa, ale to dla wielu osób może być nieetyczne. Pozostawiam zatem wymyślanie pomysłów Twojej fantazji. 😉

– rozbudowywanie puli zasobów – nie zawsze możliwe do zastosowania, ale jest to jedno z lepszych rozwiązań. Na naszym przykładzie mogłoby to oznaczać sporządzenie przez Ciebie rozpiski dodatkowych projektów, które mogą generować zyski dla firmy, a przy tym targowanie się o duży % przychodów z Twoich pomysłów.

Oczywiście te rozwiązania są podyktowane przykładem zobrazowanym w mojej głowie. Każda sytuacja rządzi się swoimi prawami, dlatego rozwiązania są bezkompromisowo zależne od różnych czynników kreujących przedmiot Twoich negocjacji.

  1. Oceń i wybierz rozwiązanie

Przy ostatnim kroku negocjacji integracyjnych warto ustalić kryteria oceny rozwiązań zanim jeszcze się je wybierze. Możesz skorzystać z pytań pomocniczych:

– Co najlepiej realizuje interesy?

– Co jest najbardziej racjonalne w danej sytuacji?

– Co jest najbardziej sprawiedliwe dla obu stron?

Jak widzisz, nie wszystkie negocjacje przebiegają tak samo i do każdego problemu należy podejść indywidualnie. Jest jednak kilka ogólnych zasad, które warto zastosować zarówno przy negocjacjach dystrybutywnych, jak i integracyjnych.

Przygotowanie do negocjacji w 3 krokach

  1. Negocjacje to nie walka

Częstym błędem jest negatywne nastawienie do drugiej strony. Nawet przy negocjacjach dystrybutywnych, które są oparte na rywalizacji nie warto wychodzić z waleczną postawą. Oddziel ludzi od problemu i staraj się zbudować zaufanie. Nie zapominaj, że po drugiej stronie konfliktu jest człowiek z własnymi przekonaniami, doświadczeniami i emocjami. Pozytywne nastawienie, pewność siebie, zdolność empatii, panowanie nad emocjami i umiejętność słuchania, jakkolwiek to brzmi, naprawdę przynosi ogromne efekty w negocjacjach (i nie tylko!).

Dobra negocjatorka jest pewna siebie i swoich oczekiwań, wie, co robi i z czym przychodzi. Umie spokojnie słuchać drugiej strony, analizować argumenty rozmówcy i logicznie formułować swoje opinie i postulaty. Panuje nad własnymi emocjami i nie obwinia oraz nie oskarża rozmówcy. Potrafi postawić się w sytuacji drugiej strony wykorzystując empatię. Ale: nawet te wszystkie cechy nie pomogą, jeśli jednocześnie wykaże się niekompetencją, a pewność siebie będzie oznaczała traktowanie innych z wyższością lub pogardą.

  1. Poznaj swoje alternatywy

Nie polecam przychodzić na negocjacje bez przygotowania. Brak planu widać od razu i druga strona wykorzysta to na swoją korzyść. Nie chodzi tylko o rozpisanie swoich plusów czy argumentów, ale znalezienie alternatywy. Nawet jeśli Twój szef lub szefowa jest najlepszy/a na świecie, istnieje ryzyko, że usłyszysz „nie”. Na takie sytuacje przydaje się znajomość swoich możliwości, a więc i alternatyw. Przeanalizuj sytuację i określ wszystkie działania, które możesz podjąć, jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte. Dopracuj kilka swoich najbardziej obiecujących pomysłów i przekształć je w praktyczne działania, a na końcu dokonaj wyboru najlepszej z możliwości. Dlaczego jest to takie ważne? Przygotowana alternatywa pozwoli Ci uniknąć wielu błędów podczas negocjacji, między innymi przeceniania własnych możliwości, godzenie się na porozumienie, które Cię nie satysfakcjonuje i innych. To pewien as w rękawie, który pozwala w miarę „na chłodno” analizować sytuację podczas negocjacji. Miejmy nadzieję, że nie będziesz musiała go wykorzystać, bo druga strona przystanie na Twoje warunki. 😉

  1. Nie tylko słuchaj, ale także obserwuj

Komunikacja niewerbalna ma ogromne znaczenie, także w negocjacjach. Możesz ją zaobserwować u rozmówcy, ale również u siebie. Gestami komunikujemy naszą pewność siebie lub jej brak, nasze zadowolenie lub złość. Milczenie może oznaczać ofertę nie do przyjęcia, a gwałtowne kiwanie głową – zgodę na proponowane rozwiązania. Mowa ciała jest złożonym tematem, ale warto o niej pamiętać w trakcie negocjacji, ponieważ jest częścią wizerunku. I nawet jeśli się stresujesz, lepiej zaprzestać nerwowych ruchów, które dodatkowo budują napięcie, zarówno u Ciebie, jak i rozmówcy.

Do tego istotna jest także elastyczność i zdolność do kompromisu. Nie możemy zapomnieć, że po drugiej stronie też jest osoba, która ma swoje zamiary co do przebiegu negocjacji. Pamiętaj, że nawet jeśli rozmówca od razu przedstawi propozycję, która Cię zachwyca – warto dopytać o jeszcze lepsze warunki.

Jest kilka ogólnych zasad, które mogłyśmy gdzieś słyszeć, m.in. „Stawiaj żądania powyżej celu negocjacji”, „Nie zgadzaj się na warunki pierwszej oferty”, „Dąż do tego, by druga osoba jako pierwsza przedstawiła konkretną propozycję”, „Jeśli proponujesz jakąś korzyść, proś o coś w zamian” i tak dalej. Jak najbardziej są one istotne i sprawdzają się w negocjacjach, ale pamiętaj, że nie zawsze jest tak łatwo. Wówczas spróbuj zastosować się do pozostałych zasad, które zaproponowałam. 😉

Uważaj na manipulacje

Manipulowanie rozmówcą, by osiągać lepsze korzyści ma się w najlepsze, nie tylko w negocjacjach. Pewnie każda z nas spotkała osobę, która próbuje wzbudzić w nas litość, tylko po to, by uniknąć odpowiedzialności lub mieć z tego inne profity. Albo kogoś nadmiernie pewnego siebie, maskującego różne deficyty. Dla wielu osób manipulacja jest zwyczajnie nieetyczna i szkodliwa, a niektórzy potrafią balansować na granicy i wykorzystują swoje umiejętności, by uzyskać dla siebie bardziej satysfakcjonujące wyniki.

Znajomość najpopularniejszych taktyk manipulacyjnych pozwoli bezpieczniej i świadomiej poruszać się w negocjacjach oraz wzmocni Twoją pewność siebie. Przed Tobą kilka z nich:

Mimikra – to zjawisko jest nieco kontrowersyjne i nie wszyscy uznają je za klasyczną manipulację. Inaczej mówiąc, chodzi o naśladowanie gestów rozmówcy, co prowadzi do nieświadomego wzbudzenia sympatii i zaufania do osoby powtarzającej gesty (oczywiście nie zawsze i nie w każdych warunkach, ale często). Rozwiązaniem jest wnikliwa obserwacja kontrahenta i dobra znajomość siebie.

Fałszywe fakty – nic innego jak zwykłe kłamstwo, celowe wprowadzanie w błąd. Niezbędna jest w tym przypadku weryfikacja danych.

Niesprzyjające środowisko – tworzenie warunków, w których nie czujemy się dobrze. Np. zbyt ciasne, gorące pomieszczenie, brak możliwości przedyskutowania wyniku negocjacji z zespołem, hałas itd. Rozwiązaniem jest prośba o przeniesienie się w inne miejsce i zmiana otoczenia.

Ataki personalne – sprowadzają się do osobistego ataku na rozmówcę i często łączą się z chwilowym porzuceniem meritum sporu przez stronę atakującą. Najbardziej efektywną reakcją jest zachowanie spokoju i podjęcie próby przywrócenia tematu dyskusji. Pamiętaj, że celowe doprowadzanie Cię do złości (albo poprzez personalny atak albo poprzez werbalną lub pozawerbalną bezczelność) często zdradzają merytoryczną niemoc atakującego. 😉

Eskalacja żądań – chodzi w niej o podwyższanie żądań wraz z ustalaniem kolejnych ustępstw. Jej celem jest wzbudzenie presji w drugiej osobie na szybkie podjęcie decyzji, w obawie, że każde następne ustępstwo będzie skutkowało wyższymi żądaniami. W tym wypadku należy zastanowić się czy chcemy kontynuować negocjacje, a jeśli tak, to ustalić jasne zasady z partnerem rozmowy.

Zasłanianie się osobą trzecią – taktyka, która polega na zrzucaniu odpowiedzialności na inną osobę. Słyszysz w rozmowie od drugiej strony, że właściwie nie ma nic przeciwko Twoim propozycjom, ale jego przełożony/członek zespołu itd. nie zgadza się na takie rozwiązanie. Najskuteczniejszą metodą jest skontaktowanie się ze wspomnianą osobą, zweryfikowanie sytuacji i ewentualne podjęcie z nią kolejnych negocjacji.

Nie są to wszystkie techniki, które możesz spotkać w negocjacjach, ale mam nadzieję, że choć trochę wyczuliły Twoje zmysły na ewentualne manipulacje.

Podsumowanie

Umiejętności negocjacyjne są niezwykle ważne w rozmowach biznesowych. Pamiętaj, że nie jest to walka na ringu czy wojna. Jest to wspólny problem, na który można znaleźć satysfakcjonujące rozwiązanie. Myślenie w ten sposób o negocjacjach, zdejmuje z naszych barków ciężar konfrontacji i pozwala na swobodne generowanie nowych rozwiązań. Uważaj na manipulację i ćwicz logikę oraz uważność – postaraj się obserwować sytuację bez nacechowania emocjonalnego.

Jeśli interesuje Was temat negocjacji to gorąco zachęcam do 16. odcinka podcastu Girls Money Club (znajdziecie go na swojej ulubionej platformie!)

Jak wyglądają Wasze doświadczenia z negocjacjami? Dla mnie bywały stresujące, ale po zastosowaniu przytoczonych w dzisiejszym artykule wskazówek, czuję się dużo pewniej! Dajcie znać w komentarzach jakie macie przemyślenia o negocjacjach i czy jest to dla Was stresujące, czy może zupełnie naturalne?

Zapisz się na newsletter i pobierz e-booka 50 SPOSOBÓW NA ZARABIANIE!

Marzysz o tym, aby mieć dodatkowe źródło przychodu?

Chcesz zmienić pracę na taką, którą pokochasz i która przyniesie ci satysfakcjonujące zarobki?

A może twoim celem jest własny biznes?

.