Czy masz problemy z efektywną pracą? Jeśli tak, to nie jesteś jedyna. Dzisiejszy świat kusi nas wieloma rozpraszaczami – czas się z nimi rozprawić. Ja sama przetestowałam wiele różnych sposobów na produktywność, a w tym artykule prezentuję te, które działają najlepiej!

Produktywność to wyświechtane hasło, które wielu osobom kojarzy się z ciągłą gonitwą, rywalizacją i korpo-światem pełnym deadlinów i spychologii. Z tym, że ciągle jesteśmy zmuszani do tego, by robić więcej i szybciej.

A więc zacznę od tego, że nie o tym będzie ten tekst.

Bo bycie wiecznie zajętym nie jest ani sposobem na udane życie, ani tym bardziej nie jest definicją sukcesu!

Ja rozumiem produktywność zupełnie inaczej. Dla mnie jest ona sposobem na to, aby szybko wykonać pracę, którą i tak muszę zrobić – po to, by później mieć czas na odpoczynek, pasje, spędzanie chwil z najbliższymi, ogólnie: cokolwiek, na co mam ochotę.

Jak to jest z tą moją produktywnością?

Przede wszystkim, muszę przyznać, że sama mam na co dzień mnóstwo rzeczy do ogarnięcia. Mam co prawda elastyczną pracę analityczną, ale jest to pełen etat – mam również dwa biznesy do ogarnięcia, od czasu do czasu wykładam na uczelniach, występuję na konferencjach, itd. A przy tym wszystkim, lubię się uczyć nowych rzeczy – uczestniczę w kursach i uczę się języków obcych (obecnie chińskiego).

W rezultacie, nieraz słyszałam od znajomych pytanie, jak ja to wszystko ogarniam i nie padam ze zmęczenia.

Będę szczera: czasem padam ze zmęczenia. Moja skrzynka mailowa jest często przepełniona wiadomościami, media społecznościowe atakują mnie tak jak każdego w dzisiejszych czasach, a sprawy pilne pojawiają się znienacka – bo jakimś cudem zawsze to tak działa. 😉

Ale mimo że nie zawsze dopilnuję terminu, muszę przyznać, że ostatnie kilka lat oceniam bardzo dobrze pod kątem mojej produktywności. Widzę po sobie, że z czasem umiem coraz efektywniej pracować – a wszystko dlatego, że nauczyłam się nie tylko szybko ogarniać to, co musi być zrobione, ale też odpuszczać rzeczy nieistotne i lepiej dbać o priorytety.

Mimo że czasem mam naprawdę sporo czasu, ogólnie w moim życiu nie czuję, że gdzieś gonię i się z kimś ścigam. Psychicznie, czuję spokój.

Nie zmienia to faktu, że mając tyle zadań do zrobienia każdego dnia, po prostu trzeba znaleźć jakiś sposób na sprawne radzenie sobie z nimi. Po prostu nie ma innego wyboru.

Jak dotychczas, przeczytałam sporo książek na temat produktywności i zarządzania czasem. Przetestowałam też na sobie wiele teorii, wskazówek i trików – ale prawda jest taka, że wiele z nich nie jest łatwych do wprowadzenia i stosowania w „prawdziwym życiu”.

A więc dzisiaj przekażę Wam te metody, które u mnie działają.

Oto one!

Trzy zadania

Utwórz listę trzech rzeczy, które chcesz wykonać do końca dnia.

Nie jednej, nie dziesięciu. Trzech.

Liczba ta jest wystarczająco mała, aby było to wykonalne, ale wystarczająco duża, abyś poczuła, że faktycznie zrobiłaś coś przez cały dzień.

Wycisz swoją wewnętrzną perfekcjonistkę i nie próbuj wydłużać tej listy. Bo jeśli będzie ona bardziej ambitna, lecz nie uda Ci się jej zrealizować, to tylko poczujesz się winna i zniechęcona.

Po prostu wybierz trzy rzeczy, które wydają się teraz najważniejsze. To pozwoli Ci się skupić na priorytetach. A jeśli zrobisz więcej, to traktuj to jako bonus. J

W moim przypadku zapisuję te trzy zadania na kartce papieru. Jestem w tym względzie staroświecka, ale próbowałam przeróżnych aplikacji (np. Asana, Freedcamp czy Nozbe) i żadna z nich nie okazała się tak skuteczna w tej kwestii. Apki przydają się, gdy pracuję nad projektami z innymi – ale zupełnie mnie nie motywują, gdy muszę coś zrobić sama.

Jest coś magicznego w zapisywaniu myśli na papierze, a następnie ich realizacji. Nie wiem dlaczego, ale to po prostu działa.

Zjedzenie żaby

Ten przewrotny tytuł to nic innego jak nawiązanie do książki Briana Tracy “Zjedz tę żabę!”. O co w tym chodzi? O rozpoczęcie dnia od najtrudniejszego lub najmniej przyjemnego zadania.

Może i tytuł książki jest żartobliwy, ale ta zasada na serio działa.

Weź pod uwagę to, że nawet jeśli kochasz swoją pracę lub prowadzisz wymarzoną firmę, to nadal musisz stawić czoła wielu nudnym i nieprzyjemnym zadaniom, takim jak ogarnianie całej papierkowej roboty (w tym np. podatków), negocjowanie z trudnym klientem lub odpowiadanie na e-maile. Nie wszystkie z nich możesz oddelegować.

I dlatego każdego dnia z listy zadań do wykonania wybierz to, które jest dla Ciebie najtrudniejsze – technicznie lub emocjonalnie – i zrób je najpierw.

Najlepiej zabierz się za nie jeszcze rano, na początku dnia pracy. Wtedy masz najwięcej energii, a więc jest najbardziej prawdopodobne, że pokonasz psychiczny opór, który zawsze pojawia się przy takich zadaniach.

Uwierz mi, gdy wykonasz trudne zadanie od razu, to poczujesz wielką ulgę i motywację do dalszej pracy! A każde kolejne zadanie będzie przyjemniejsze i łatwiejsze.

Jedna rzecz naraz

Multitasking jest przereklamowany i nie działa, zwłaszcza w kreatywnej pracy. O ile możesz bez problemu robić w tym samym czasie zadania niewymagające skupienia, takie jak przygotowywanie obiadu i podlewanie kwiatków – to gdy musisz coś napisać lub policzyć, zajmij się jedną rzeczą naraz.

Kiedyś myślałam, że jestem świetna w multitaskingu, ale po jakimś czasie zauważyłam, że jest zupełnie na odwrót – koncentracja na jednej rzeczy sprawiała, że wykonywałam swoją pracę dużo szybciej.

Zresztą, ta metoda jest fajna jeszcze z innego powodu. Gdy wykonujesz jedno zadanie po drugim, to mentalnie je „odhaczasz”, a to dodaje energii i motywacji. I to naprawdę miłe uczucie!

Wyłączone powiadomienia

Wyłączenie powiadomień na telefonie – przynajmniej na czas pracy – to naprawdę świetna sprawa. W moim przypadku sprawdza się dodatkowo wyciszenie telefonu i ustawienie jedynie wibracji w przypadku nadchodzącej rozmowy telefonicznej. Gdybym tego nie zrobiła, to pewnie sięgałabym po telefon co kilka minut.

Pewnie o mocy wyłączonych powiadomień słyszałaś nie raz, bo wszyscy o tym trąbią.

Ale czy je faktycznie wyłączyłaś?

Jeśli nie, to zrób to teraz.

Naprawdę. Nie ma na co czekać.

Sprawdzaj swój telefon od czasu do czasu, ale nie bądź więźniem Messengera, WhatsApp lub innych aplikacji, które pewnie przeglądasz częściej niż byś chciała. Nie wystawiaj swojej siły woli na próbę.

Co się stanie, jeśli odpowiesz na wiadomość w ciągu czterech godzin zamiast czterech minut? Prawdopodobnie nic. Praktycznie nic nie jest tak ważne, żeby trzeba było się tym natychmiast zająć. To potwierdzone info. ?

Reguła 15 minut

Tę metodę U-WIEL-BIAM!

Czy znasz to uczucie, kiedy absolutnie nic Ci się nie chce i tak naprawdę najchętniej spędziłabyś cały dzień na kanapie, oglądając seriale lub przeglądając blogi? Kiedy po prostu nie możesz zmusić Twojego ciała i mózgu do pracy?

Ja też to uczucie znam.

No więc wyobraź sobie, że ten stan można pokonać – i nie jest to wcale takie trudne, jak mogłoby się wydawać. Wiem, jak to brzmi, ale naprawdę przetestowałam to na sobie.

Co więc trzeba zrobić?

Jeśli masz taki leniwy dzień, mimo że masz sporo rzeczy do zrobienia, to nie czuj się winna. Zamiast tego, podejmij świadomą decyzję, że popracujesz nad jakimś tematem przez 15 minut. I tyle. 15 minut pracy, a potem powrót do leniuchowania.

Gwarantuję Ci, że w większości przypadków będziesz pracować dłużej, albo nawet nie powrócisz do lenistwa przez dobrych parę godzin. Dla mnie, 15 minut to czas wystarczający do tego, aby wybić się z trybu słodkiego nic nierobienia i powrócić do trybu efektywnej pracy.

Ale, żeby było jasne, w leniuchowaniu nie ma nic złego. Żadna z nas nie jest robotem, a odpocząć kiedyś trzeba. Kluczowe jest jednak to, aby lenistwo nie stało się naszym stylem życia. ?

Technika Pomodoro

Gdy masz do czynienia z większym zadaniem, albo po prostu z dużą ilością pracy w danym dniu, to może pomóc Ci w nim technika Pomodoro (której nazwa pochodzi od słynnego budzika/timera w kształcie pomidora).

Ta technika jest stara i bardzo prosta – ale mimo to (a może właśnie dlatego) działa na mnie znakomicie. Polega ona na podzieleniu dużego zadania na mniejsze interwały (tzw. sprinty), które trwają około 25 minut. Po każdym z nich następuje 5 minut przerwy, a po cyklu kilku interwałów i przerw można pozwolić sobie już na długą przerwę.

Oczywiście, tryb 25/5 minut jest umowny – można dostosować tę technikę do własnych upodobań. Interwały mogą być nieco dłuższe lub krótsze, ale ważne jest to, aby były one niepodzielne i aby nic Cię nie rozpraszało w ich trakcie.

Kumulowanie podobnych zadań

Kumulowanie podobnych zadań to metoda, która może oszczędzić Ci sporo czasu.

Oprzyj się pokusie sprawdzania skrzynki e-mailowej lub Messengera co 15 minut (o ile nie musisz). Zamiast tego, zorganizuj sobie czas na ogarnięcie wszystkich maili o określonej porze dnia (lub dwa razy dziennie). Jeśli potrzebujesz wysyłać długie, przemyślane wiadomości (np. oferty biznesowe), przygotuj wcześniej tekst i załączone materiały, a następnie wklej je do e-maila.

Wieczne otwieranie skrzynki mailowej lub aplikacji samo w sobie jest czystą stratą czasu, ale też niepotrzebnie Cię rozprasza i przerywa kreatywną pracę. Gdy więc otworzysz skrzynkę raz na jakiś czas, zaoszczędzisz wiele minut.

Zapisywanie myśli

A co jeśli masz wyłączone powiadomienia, ale i tak cały czas rozpraszają Cię Twoje własne myśli? Bo akurat przypomniałaś sobie, że trzeba zanieść płaszcz do pralni, zrobić przelew albo pójść z kotem do weterynarza?

Moim sposobem na rozpraszające myśli jest ich natychmiastowe zapisanie na kartce papieru. Na moim biurku czysta kartka papieru leży cały czas, właśnie na wypadek takich nagłych ataków inspiracji lub błahych przypominajek (ale też dlatego, że mam tam zapisane wspomniane wcześniej trzy zadania na dany dzień).

Gdy przelejesz jakąś myśl na papier, to automatycznie uwalniasz swój umysł od myślenia o niej – i możesz wrócić do swoich zadań. A gdy jej nie zapiszesz, to ta myśl najprawdopodobniej będzie do Ciebie wracać jak bumerang, zakłócając pracę.

Magiczne słowo NIE

“Twój czas jest ograniczony, więc nie marnuj go, żyjąc życiem innych.”

Te słowa pochodzą ze słynnego przemówienia Steve’a Jobsa na Stanford University.

A więc kolejna zasada brzmi: mów częściej NIE.

Naucz się odmawiać wykonywania zadań, które Ci nie służą. Nie ulegaj presji ze strony innych, nie staraj się innych zadowolić poprzez robienie czegoś, na co nie masz ochoty.

Wiem, że to wcale nie jest proste, zwłaszcza gdy kogoś lubisz lub nie chcesz kogoś urazić. Ale pamiętaj, że Twój czas jest Twoim kosztem. I jest cenny, bo nikt Ci go nie zwróci.

Bądź miła i pomocna, ale dbaj też o siebie. Odmawiaj uprzejmie, ale stanowczo, a zobaczysz, że poczujesz się lepiej i odzyskasz sporo czasu i energii.

A jeśli mi nie wierzysz, to wypróbuj to podejście przez tydzień lub miesiąc. Prawdopodobnie zobaczysz wtedy, że jedynymi osobami, które stracisz (o ile w ogóle stracisz), są te, które Cię wykorzystują. Tymczasem Twoi przyjaciele i inni, nietoksyczni ludzie zrozumieją Cię, zostaną przy Tobie, a wręcz będą Cię darzyć większym szacunkiem.

Bo jak inni mają szanować Twój czas, skoro sama go nie szanujesz?

Delegowanie zadań

W delegowaniu zadań nie chodzi o spychanie ich na inne osoby – a wiem, że czasem to słowo właśnie tak jest rozumiane w korporacyjnym świecie.

Wręcz przeciwnie – chodzi o przekazywanie zadań osobom, które są w nich lepsze i potrafią szybciej je wykonać. Dzięki temu, oszczędzisz czas, który będziesz mogła przeznaczyć na rzeczy, w których jesteś dobra – albo po prostu będziesz mogła odpocząć.

Jeśli masz listę zadań, którymi musisz się zająć, spróbuj ustalić, które projekty można przypisać komuś innemu. Rozważ zatrudnienie wirtualnej asystentki/asystenta (niekoniecznie w pełnym wymiarze godzin), która zdejmie z twoich barków ciężar niektórych zadań. Zlecaj zadania innym – bo mimo, że to kosztuje, to ostatecznie tylko na tym zyskasz.

Pamiętaj: możesz zrobić cokolwiek, ale nie możesz zrobić wszystkiego!

Małe posiłki

Gdy pracujesz kreatywnie, stawiaj na lekkie posiłki.

Co prawda nie jestem dietetyczką, ale widzę po sobie, że po obfitym lunchu czuję się senna, a moja produktywność spada. Równie dobrze mogłabym po prostu zrobić sobie godzinną drzemkę.

Tymczasem lekkie jedzenie sprawia, że potrafię szybko wrócić do produktywnej pracy po przerwie.

Nie twierdzę, że na każdego to działa, ale zachęcam Cię do wypróbowania tej zasady. Zresztą, lekkie posiłki to coś, za co Twój organizm podziękuje Ci tak czy inaczej – więc chyba warto!

Odpoczynek to podstawa

Hm, czy to aby na pewno jest nadal tekst o produktywności?

A i owszem. ?

Kolejna zasada brzmi: odpoczywaj, gdy tego potrzebujesz. I to jest szalenie ważna zasada!

Gdy pracujesz dłużej, to nie zawsze oznacza to, że robisz więcej. Bo jeśli Twój umysł i ciało są zmęczone, to i tak jesteś mało produktywna i nie masz energii na wydajną pracę.

Jeszcze kilka lat temu czułam presję, aby wykorzystywać każdy wolny moment na coś pożytecznego i nie marnować ani chwili na “bezużyteczne sprawy”. Ale to podejście nie zadziałało, ponieważ nikt nie potrafi utrzymać wysokiego poziomu koncentracji przez wiele godzin każdego dnia, bez szkodliwych konsekwencji. Nawet komputer potrafi się przegrzać. ?

Zamiast długich godzin spędzonych przed komputerem, zaczęłam stawiać na interwały.

Gdy pracuję, pracuję mega efektywnie, nie odwalam d*pogodzin.

Ale gdy odpoczywam, to odpoczywam na 100%, bez żadnego poczucia winy.

Jak być produktywną? Wnioski!

Wszystkie powyższe techniki wniosły dużo dobrego do mojego życia. A więc gorąco zachęcam Cię do ich wypróbowania!

Zwiększenie produktywności to nie jest tylko korporacyjna nowomowa – to coś, co jest niezbędne dla twojego dobrego samopoczucia. Bo nie chodzi tylko o to, aby zrobić więcej, ale także o to, aby mieć więcej czasu na relaks, podróże i cieszenie się czasem z najbliższymi.

Większa produktywność oszczędza czas i pomaga żyć lepszym, spełnionym życiem – a tego nie da się przeliczyć na pieniądze.